Co oznacza termin 1 stycznia 2027 r.?
Termin 1 stycznia 2027 r. pojawia się w art. 16 ustawy z 20 kwietnia 2021 r. o zmianie ustawy o efektywności energetycznej oraz niektórych innych ustaw. Przepis wskazuje, że określone urządzenia zainstalowane przed wejściem w życie zmian, które nie mają funkcji zdalnego odczytu, powinny zostać zastąpione urządzeniami posiadającymi taką funkcję.
W katalogu urządzeń znajdują się m.in. ciepłomierze, podzielniki kosztów ogrzewania oraz wodomierze do pomiaru ciepłej wody użytkowej. Źródłem dla tego terminu jest art. 16 Dz.U. 2021 poz. 868.
Dla zarządcy najważniejszy wniosek jest prosty: trzeba wiedzieć, które urządzenia w budynkach są już przystosowane do zdalnego odczytu, a które wymagają wymiany lub doposażenia. Równolegle trzeba sprawdzić, czy dane z tych urządzeń da się wykorzystać do poprawnych rozliczeń mediów.
Kogo dotyczy obowiązek zdalnego odczytu?
W praktyce temat dotyczy przede wszystkim właścicieli i zarządców budynków wielolokalowych. Mogą to być spółdzielnie mieszkaniowe, wspólnoty mieszkaniowe, zarządcy nieruchomości, administracje budynków komunalnych oraz inne podmioty, które rozliczają media w lokalach.
Nie należy opisywać tego przepisu jako obowiązku wymiany wszystkich wodomierzy w całym sektorze wod-kan. W omawianym kontekście chodzi o urządzenia używane do rozliczania mediów w budynkach wielolokalowych, w tym wodomierze do ciepłej wody użytkowej.
Najbezpieczniej komunikować to wprost:
- obowiązek dotyczy właścicieli i zarządców budynków wielolokalowych,
- obejmuje m.in. wodomierze do pomiaru ciepłej wody użytkowej,
- wymaga sprawdzenia, które urządzenia nie mają funkcji zdalnego odczytu,
- nie zwalnia z obowiązku prowadzenia poprawnej ewidencji i rozliczeń.
To ostatnie jest szczególnie ważne. Nawet najlepsze urządzenie nie rozwiąże problemu, jeżeli dane o lokalach, wodomierzach i naliczeniach są niespójne.
Dlaczego sama wymiana urządzeń nie wystarczy?
Zdalny odczyt bywa traktowany jako projekt techniczny: zamontować moduły, zebrać dane i zakończyć temat. W praktyce najwięcej problemów pojawia się nie przy samym odczycie, ale przy powiązaniu odczytu z lokalem i rozliczeniem.
Jeżeli wodomierz jest przypisany do niewłaściwego lokalu, automatyczny odczyt tylko szybciej pokaże błędną informację. Jeżeli nie ma historii wymiany urządzenia, trudniej będzie wyjaśnić nietypowe zużycie. Jeżeli dane z odczytów trafiają do osobnego pliku, pracownik nadal musi ręcznie sprawdzać, co można wykorzystać do naliczeń.
Przed wymianą lub doposażeniem urządzeń warto uporządkować:
- listę budynków i lokali,
- przypisanie wodomierzy do lokali,
- numery urządzeń i daty montażu,
- informacje o nadajnikach lub modułach radiowych,
- historię wymian, awarii i reklamacji,
- sposób przekazywania odczytów do rozliczeń,
- zasady kontroli braków odczytu i nietypowych zużyć.
Zdalny odczyt jest wartościowy wtedy, gdy odczytana wartość od razu wiadomo czego dotyczy, gdzie powinna trafić i jak wpływa na rozliczenie mieszkańca lub użytkownika lokalu.
Jak przygotować ewidencję lokali i wodomierzy?
Przygotowanie warto zacząć od prostego audytu danych. Nie musi to być od razu duży projekt informatyczny. Na początku chodzi o sprawdzenie, czy podstawowa ewidencja zgadza się ze stanem faktycznym w budynkach.
Zarządca powinien sprawdzić, czy w ewidencji znajduje się:
- aktualna lista budynków i lokali,
- informacja, które lokale mają wodomierze do ciepłej wody użytkowej,
- numer wodomierza przypisany do lokalu,
- data montażu lub ostatniej wymiany,
- informacja o module zdalnego odczytu albo nadajniku,
- historia odczytów i ewentualnych reklamacji,
- informacja, jak odczyt trafia do naliczeń.
Warto też sprawdzić, czy dane techniczne i dane rozliczeniowe nie są prowadzone w dwóch różnych miejscach. Jeżeli dział techniczny ma inną listę urządzeń niż dział rozliczeń, zdalny odczyt nie usunie problemu. Może go tylko ujawnić przy pierwszym rozliczeniu.
Jak połączyć odczyty radiowe z rozliczeniami mediów?
Odczyty radiowe lub GSM mają sens wtedy, gdy nie kończą się na osobnym eksporcie danych. Zarządca potrzebuje informacji, która przechodzi przez cały proces: urządzenie → lokal → odczyt → weryfikacja → naliczenie → ewentualna reklamacja.
Jeżeli dane z odczytu są tylko plikiem do zaimportowania albo panelem do ręcznego sprawdzenia, część pracy nadal zostaje po stronie pracownika. Trzeba wtedy porównywać numery urządzeń, szukać lokali, sprawdzać wyjątki i ręcznie przenosić informacje do rozliczeń.
Lepszy model polega na integracji odczytów z systemem rozliczeniowym. Dobrym przykładem jest artykuł o integracji SmartMetering24 z GW-MAX, który pokazuje, jak dane z nadajników mogą zostać powiązane z ewidencją wodomierzy, odbiorców i rozliczeniami.
W przypadku budynków wielolokalowych działa ta sama zasada. Odczyt nie powinien być oderwaną liczbą. Powinien być przypisany do konkretnego lokalu, urządzenia i okresu rozliczeniowego.
SmartMetering24 i GW-MAX — gdzie jest praktyczna wartość?
SmartMetering24 odpowiada za obszar zdalnych odczytów i danych z nadajników, a GW-MAX porządkuje ewidencję, rozliczenia i historię pracy na danych. Największa wartość pojawia się wtedy, gdy te elementy są połączone, a nie traktowane jako dwa osobne światy.
W praktyce oznacza to, że dane z odczytów mogą trafiać do systemu, w którym istnieją już kartoteki odbiorców, wodomierzy, lokali, punktów rozliczeniowych i dokumentów. Dzięki temu pracownik nie musi ręcznie ustalać, gdzie przypisać odczyt i czy urządzenie jest aktualne.
Taki model pomaga szczególnie przy:
- cyklicznych rozliczeniach mediów,
- kontrolowaniu braków odczytów,
- wyjaśnianiu reklamacji,
- zmianach wodomierzy lub nadajników,
- analizie nietypowego zużycia,
- ograniczaniu ręcznych zestawień między systemami.
Z perspektywy zarządcy celem nie jest więc samo „posiadanie zdalnych odczytów”. Celem jest to, aby dane z odczytów wspierały rozliczenia, obsługę mieszkańców i kontrolę historii urządzeń.
Jak GW-MAX wspiera ewidencję i rozliczenia?
GW-MAX może wspierać zarządców i przedsiębiorstwa komunalne w miejscach, gdzie zdalny odczyt trzeba połączyć z ewidencją i rozliczeniami. Chodzi o to, aby lokal, wodomierz, odczyt, naliczenie i historia sprawy nie były prowadzone w osobnych arkuszach lub programach.
W obszarze Gospodarki Mieszkaniowej ważne są kartoteki lokali, nieruchomości, składniki naliczeń, rozliczenia mediów i historia dokumentów. To naturalny punkt odniesienia dla zarządców, spółdzielni i wspólnot.
W obszarze Gospodarki Wodomierzowej znaczenie ma ewidencja wodomierzy, statusów, wymian, legalizacji, plombowań, nadajników i historii urządzeń. Dzięki temu odczyt można ocenić w kontekście tego, co działo się z urządzeniem.
Jeżeli część pracy nadal odbywa się w terenie, uzupełnieniem może być Mobilny Inkasent lub inne narzędzia wspierające zadania terenowe. Najważniejsze jest jednak to, aby dane z odczytów prowadziły do sprawnego rozliczenia, a nie do kolejnego ręcznego zestawienia.
Podsumowanie
Zdalny odczyt wodomierzy do 2027 roku warto potraktować jako okazję do uporządkowania danych o lokalach, urządzeniach i rozliczeniach. Przepis wskazuje termin dla określonych urządzeń w budynkach wielolokalowych, ale samo doposażenie wodomierzy w zdalny odczyt nie rozwiąże problemów organizacyjnych.
- Zarządca powinien sprawdzić, które urządzenia wymagają wymiany lub doposażenia.
- Każdy wodomierz powinien być poprawnie przypisany do lokalu i punktu rozliczeniowego.
- Dane z odczytów powinny trafiać do rozliczeń mediów, a nie do osobnego pliku.
- Integracja SmartMetering24 z GW-MAX pokazuje, jak połączyć zdalne odczyty z ewidencją i rozliczeniami.
- Dobrze przygotowana ewidencja pomaga ograniczyć ręczne sprawdzanie danych i liczbę reklamacji.
- GW-MAX wspiera proces od kartoteki wodomierza i lokalu po odczyt, naliczenie i historię rozliczeń.
