Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, odbierania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych. Dla przedsiębiorstw wodociągowych temat jest szczególnie istotny ze względu na masowe fakturowanie, cykliczne rozliczenia usług wod-kan oraz konieczność zachowania spójności z systemami finansowo-księgowymi.
Od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy. W praktyce oznacza to, że wystawienie faktury nie kończy się na wygenerowaniu dokumentu w systemie rozliczeniowym czy wysłaniu PDF do klienta, tylko wymaga przekazania faktury ustrukturyzowanej do KSeF i uzyskania numeru identyfikacyjnego KSeF.
Wdrożenie KSeF w przedsiębiorstwach wodociągowych wiąże się z szeregiem wyzwań organizacyjnych i technicznych, w szczególności przy dużej liczbie odbiorców oraz złożonych strukturach rozliczeniowych.
Najczęściej występujące problemy to:
konieczność ręcznego eksportowania faktur do systemów zewnętrznych,
rozproszenie danych pomiędzy systemami rozliczeniowymi i finansowo-księgowymi,
brak spójnej historii dokumentów i statusów KSeF,
ryzyko błędów formalnych i niezgodności z wymaganiami KSeF,
utrudniona kontrola korekt, duplikatów oraz statusów faktur,
wysoki nakład pracy po stronie księgowości i działów rozliczeń.
W środowisku wod-kan, gdzie wolumen dokumentów jest wysoki, a procesy muszą być powtarzalne i kontrolowalne, brak integracji KSeF z systemem rozliczeniowym znacząco zwiększa ryzyko operacyjne.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to państwowy system służący do przekazywania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych. Dokumenty te mają postać plików XML zgodnych ze wspólną strukturą logiczną e-Faktury, obejmującą zarówno standardowe pola faktury, jak i dodatkowe informacje wykorzystywane w obrocie gospodarczym. W praktyce KSeF pełni rolę kanału przekazania faktury do odbiorcy, a nie wyłącznie centralnego archiwum dokumentów.
System KSeF funkcjonuje od 1 stycznia 2022 roku, początkowo jako rozwiązanie dobrowolne, wymagające akceptacji odbiorcy faktury. Obowiązek jego stosowania został jednak wprowadzony etapami. Od 1 lutego 2026 roku obejmie podmioty, których sprzedaż w poprzednim roku przekroczyła 200 mln zł, natomiast od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek ten dotyczyć będzie pozostałych przedsiębiorców.
W przedsiębiorstwach wodociągowych fakturowanie jest bezpośrednio powiązane z rozliczaniem wody i ścieków, opłatami stałymi, korektami oraz dodatkowymi usługami. W efekcie KSeF nie jest wyłącznie zagadnieniem księgowym, lecz elementem wpływającym na codzienną pracę działów rozliczeń, obsługi klienta oraz księgowości. Przy dużej liczbie dokumentów kluczowe staje się zachowanie spójności danych i automatyzacja całego obiegu faktur.
Przy masowym wystawianiu faktur istotne jest, aby przekazywanie dokumentów do KSeF odbywało się bez ręcznych eksportów i pracy w zewnętrznych narzędziach. W praktyce liczy się automatyczne nadanie numeru KSeF, jego trwałe powiązanie z dokumentem sprzedażowym oraz możliwość przekazania faktury dalej do systemu finansowo-księgowego już z kompletnymi danymi. Takie podejście ogranicza ryzyko błędów i eliminuje konieczność ręcznych uzgodnień pomiędzy działami.
W systemie GW-MAX obsługa KSeF została wbudowana bezpośrednio w standardowy sposób wystawiania faktur. Użytkownik pracuje w tym samym środowisku, które zna z codziennych rozliczeń, a przekazanie dokumentu do KSeF odbywa się automatycznie, bez konieczności zmiany dotychczasowego modelu pracy.
Po zatwierdzeniu dokumentu system generuje fakturę zgodnie z obowiązującą strukturą i przekazuje ją do KSeF, o ile kontrahent został oznaczony jako podlegający wysyłce. Po przyjęciu dokumentu przez system państwowy faktura otrzymuje numer identyfikacyjny KSeF, który staje się integralną częścią dokumentacji sprzedażowej.
Mechanizm KSeF w GW-MAX obejmuje dokumenty wystawiane w ramach rozliczeń za wodę i ścieki, a także inne typy sprzedaży obsługiwane w systemie. Dzięki temu zakład nie musi tworzyć odrębnych ścieżek dla różnych kategorii dokumentów, a identyfikacja KSeF pozostaje spójna niezależnie od źródła faktury.
Dokumenty przekazywane z GW-MAX do systemów finansowo-księgowych, takich jak Comarch ERP Optima, zawierają już numer identyfikacyjny KSeF. Pozwala to księgowości pracować na kompletnych danych, bez konieczności ręcznego uzupełniania informacji czy dodatkowych uzgodnień pomiędzy systemami.
W zakładach wodociągowych naturalne jest rozróżnienie klientów indywidualnych i podmiotów gospodarczych. W systemie GW-MAX stosowane są czytelne oznaczenia w parametrach rozliczeń, np. „podlega wysyłce do KSeF”, które jednoznacznie określają, dla których kontrahentów faktury powinny być przekazywane do systemu KSeF.
Obsługa KSeF w przedsiębiorstwach wodociągowych jest ściśle powiązana z innymi obszarami działalności, takimi jak rozliczenia wod-kan, e-Faktura, integracje systemowe oraz obsługa klienta. W praktyce oznacza to łatwiejszą identyfikację dokumentów, dostęp do ich statusu oraz spójność informacji wykorzystywanych w codziennej pracy operacyjnej i księgowej.
Faktura ustrukturyzowana ma postać XML zgodnego ze wspólną strukturą logiczną e-Faktury. PDF może nadal pełnić rolę informacyjną dla odbiorcy, ale w modelu KSeF kluczowa jest faktura ustrukturyzowana przekazana do systemu.
Od 2026 roku korzystanie z KSeF przestaje być dobrowolne. Obowiązek obejmie wszystkie przedsiębiorstwa, w tym zakłady wodociągowe – niezależnie od skali działalności. W praktyce oznacza to konieczność odpowiedniego przygotowania organizacyjnego i systemowego, co szerzej opisano w materiale dotyczącym przygotowania zakładów wodociągowych do KSeF w 2026 roku.
Zmiany związane z KSeF obejmują nie tylko księgowość, ale również rozliczenia, obieg akceptacji dokumentów i obsługę klienta. Szerzej, z perspektywy codziennej pracy zakładów wodociągowych, zagadnienie to zostało omówione w materiale jak KSeF wpłynie na zakłady wodociągowe.
Numer KSeF jest identyfikatorem nadanym po przyjęciu faktury przez KSeF i stanowi element dokumentacji sprzedażowej. Ułatwia jednoznaczne odwołanie się do dokumentu w księgowości i w kontaktach z klientem.
Nie. W GW-MAX wysyłka faktur do KSeF odbywa się bezpośrednio z systemu, a użytkownik nie musi wykonywać ręcznych eksportów ani pracować w zewnętrznych narzędziach.
