Dlaczego gminy potrzebują dziś profesjonalnego systemu wod-kan?
Gminy obsługują coraz większą liczbę odbiorców, stosują złożone taryfy, a jednocześnie muszą działać w zgodzie z przepisami finansowymi i podatkowymi. Utrzymywanie rozliczeń wody i ścieków w arkuszach kalkulacyjnych szybko prowadzi do błędów, duplikacji danych i trudności w kontroli procesów.
Nowoczesny system wod-kan ma za zadanie połączyć w jednym środowisku ewidencję odbiorców, obiektów, wodomierzy, zużyć, faktur, płatności i integracji z systemami zewnętrznymi. Tak działa GW-MAX – rozwiązanie rozwijane przez GIGA Katowice.
Jakie funkcje musi spełniać nowoczesny system do rozliczania wody i ścieków?
1. Automatyczne rozliczenia wody, ścieków i opłat stałych
Nowoczesny system do rozliczania wody i ścieków powinien wspierać różne modele rozliczeń: na podstawie wodomierza, ryczałtu, średniej, a tam gdzie to potrzebne – także bardziej złożone struktury bilansowe. Oprogramowanie do rozliczeń mediów musi umieć policzyć zarówno opłaty zmienne, jak i opłaty stałe czy usługi dodatkowe.
2. Pełna ewidencja wodomierzy i nadajników radiowych
Oprogramowanie rozliczenia ścieków i wody powinno obejmować pełną ewidencję wodomierzy: montaż, wymiany, legalizacje, demontaże oraz powiązania z obiektami. Ważna jest także obsługa nadajników radiowych i odczytów zdalnych.
3. Odczyty w czterech kanałach – automatyzacja, wygoda i zdalność
A) Odczyty terenowe – aplikacja mobilna
GW-MAX współpracuje z aplikacją terenową Mobilny Inkasent. Inkasent może pozyskać odczyt, dopisać uwagi i – co kluczowe – wystawić fakturę w terenie oraz przekazać ją od razu do rozliczeń.
B) Zdalne odczyty radiowe
System obsługuje również odczyty z nadajników radiowych, które trafiają bezpośrednio do systemu i mogą być natychmiast wykorzystane w rozliczeniach.
C) Internetowe Biuro Obsługi (IBO)
Mieszkańcy mogą zgłaszać odczyty samodzielnie przez Internetowe Biuro Obsługi (IBO). Widzą tam także historię zużyć, faktury i płatności.
D) Odczyty przez biuro obsługi
Pracownik wprowadza odczyt i otrzymuje automatyczną weryfikację wartości, co pozwala wychwytywać błędne dane od razu.
4. Struktury bilansowe
System umożliwia rozliczanie wodomierza głównego i podliczników, a różnicę bilansową dzieli według ustalonych zasad.
5. Cenniki i taryfy z historią zmian
GW-MAX uwzględnia pełną historię taryf i przypisuje właściwe stawki do okresów rozliczeniowych.
Dane jako fundament – kartoteki w systemie wod-kan
Kartoteki odbiorców
GW-MAX przechowuje komplet danych odbiorców – od podstawowych informacji adresowych, przez parametry rozliczeń, aż po indywidualne ustawienia dotyczące faktur i form kontaktu. System pozwala określić sposób rozliczeń, częstotliwość fakturowania, obowiązujące taryfy oraz preferencje dotyczące otrzymywania dokumentów elektronicznych. Integracja z płatnościami masowymi umożliwia przypisanie odbiorcy wirtualnego numeru rachunku, co automatyzuje proces rozliczeń po stronie księgowości. Wszystkie zmiany są zapisywane w historii, dzięki czemu dział rozliczeń może szybko sprawdzić, kiedy i dlaczego dane zostały zmodyfikowane.
Kartoteki obiektów
GW-MAX odwzorowuje pełną strukturę nieruchomości obsługiwanych przez gminę – mieszkania, budynki, lokale użytkowe, punkty poboru czy obiekty komunalne. Do każdego obiektu można przypisać wodomierz wraz z jego aktualnym statusem, wskazaniami i historią odczytów. System umożliwia dodawanie dokumentów i zdjęć, co ułatwia rejestrowanie stanu technicznego instalacji oraz dokumentowanie wymian, montaży czy zgłoszeń mieszkańców. Obiekt pozostaje powiązany zarówno z wodomierzami, jak i odbiorcą, co zapewnia spójność danych w całym procesie rozliczeń.
Ekosystem aplikacji – nie tylko program na komputerze
Internetowe Biuro Obsługi
IBO daje mieszkańcom dostęp do faktur, salda, historii odczytów oraz umożliwia zgłaszanie stanów liczników online.
Mobilny Inkasent
Aplikacja Mobilny Inkasent wspiera odczyty, zdjęcia, uwagi i faktury terenowe.
Praca serwisowa i nadzorcza
GW-MAX wspiera zadania terenowe, zdjęcia, podpisy i raporty nadzorcze.
Integracja z ERP – kluczowa dla poprawnych rozliczeń
Systemy finansowo-księgowe
System do rozliczania wody i ścieków musi współpracować z systemem finansowo-księgowym. Informacje o popularnych rozwiązaniach można znaleźć na stronach: Comarch ERP Optima oraz Comarch ERP XL.
GW-MAX a integracje ERP
GW-MAX przekazuje do systemu finansowo-księgowego dane o dokumentach sprzedaży i płatnościach, co eliminuje ręczne przepisywanie pozycji.
E-faktury i automatyczna wysyłka dokumentów
System obsługuje e-faktury i pozwala automatycznie wysyłać dokumenty do odbiorców w formacie PDF. Każda wysyłka jest rejestrowana i można monitorować jej status.
Obsługa KSeF – przygotowanie do 2026
Co zmienia KSeF?
Krajowy System e-Faktur wprowadza obowiązek wystawiania faktur w jednolitym, ustrukturyzowanym formacie. Dla zakładów wodociągowych oznacza to konieczność dostarczenia dokumentów do KSeF, zachowania poprawności danych odbiorców oraz zapewnienia spójności z procesami finansowymi gminy. W praktyce KSeF wymaga, aby system rozliczeniowy potrafił automatycznie przygotować dokument w odpowiedniej formie i przekazać go do systemu państwowego bez udziału pracownika.
GW-MAX a KSeF
GW-MAX wspiera przygotowanie zakładów wod-kan do pracy w środowisku KSeF. System umożliwia wystawianie faktur w formacie zgodnym z wymaganiami KSeF oraz ich automatyczne przekazywanie do systemu państwowego dla odbiorców, którzy podlegają temu obowiązkowi. Po odebraniu numeru identyfikującego fakturę w KSeF informacja ta może być wykorzystana w dalszym obiegu dokumentów, w tym przy eksporcie do systemu finansowo-księgowego. Więcej informacji: KSeF w wodociągach – przygotowanie 2026.
Obieg informacji
GW-MAX udostępnia elektroniczny obieg informacji, który porządkuje zgłoszenia mieszkańców, reklamacje i zadania techniczne. Każde zgłoszenie trafia do systemu z pełną historią czynności, opisem etapów oraz aktualnym statusem, dzięki czemu pracownicy obsługi i dział techniczny widzą dokładny przebieg sprawy od momentu przyjęcia aż do jej zamknięcia. Rozwiązanie wspiera pracę wieloosobowych zespołów, eliminuje notatki papierowe i pozwala na szybkie monitorowanie terminów. Szczegółowy opis funkcji znajduje się na stronie: Obieg informacji w GW-MAX.
Co zyskuje gmina?
Jednolity system zapewnia spójność danych, automatyzację procesów i mniejszą liczbę błędów. Ułatwia pracę działom rozliczeń, księgowości i obsługi mieszkańców.
Checklista wyboru systemu wod-kan
- Obsługa odczytów zdalnych, terenowych i internetowych
- Rozliczenia głównego wodomierza i podliczników
- Historia taryf i stawek
- Integracja z systemami finansowo-księgowymi
- Aplikacje mobilne
- Obsługa e-faktur i KSeF
- Elektroniczny obieg zgłoszeń
Podsumowanie
Dobrze dobrany system do rozliczania wody i ścieków pozwala gminie w sposób bezpieczny, powtarzalny i zgodny z prawem prowadzić cały proces rozliczeń. GW-MAX system wod-kan integruje odczyty, urządzenia pomiarowe, rozliczenia, płatności, e-faktury, KSeF i współpracę z ERP, stanowiąc stabilny fundament cyfryzacji usług wodociągowych.
