Co to jest KSeF i jak działa?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to państwowa platforma, w której przedsiębiorcy będą wystawiać i odbierać faktury w ujednoliconym formacie ustrukturyzowanym. System potwierdza przyjęcie dokumentu, nadaje mu identyfikator i udostępnia go odbiorcy oraz administracji skarbowej.
Najważniejsze elementy KSeF:
- każda faktura otrzymuje numer identyfikacyjny KSeF,
- dokumenty są przechowywane centralnie,
- nie ma potrzeby wysyłania faktur e-mailem,
- dane są zgodne z aktualnymi przepisami i jednolitym formatem.
W praktyce oznacza to, że system finansowo-księgowy (np. Comarch ERP) łączy się z KSeF, przesyła fakturę do rejestracji i odbiera potwierdzenie jej przyjęcia.
Jak KSeF wpłynie na zakłady wodociągowe
Wdrożenie KSeF to zmiana organizacyjna, a nie tylko techniczna. Zakłady wod-kan muszą zwrócić uwagę na procesy rozliczeniowe, podział kontrahentów oraz jakość danych.
Fakturowanie dla podmiotów gospodarczych
Dokumenty wystawiane dla firm, instytucji oraz jednostek posiadających NIP będą musiały trafiać do KSeF. System wystawi je w odpowiednim formacie, przekaże do rejestracji oraz obsłuży komunikaty zwrotne związane z przyjęciem dokumentu.
Faktury kierowane do odbiorców indywidualnych pozostają poza KSeF, ale zakład musi nadal obsługiwać je równolegle z dokumentami przesyłanymi do systemu państwowego.
Integracja środowiska ERP i systemów bilingowych
Zakłady korzystają z połączenia narzędzi ERP oraz systemów rozliczeniowych opartych o dane wodomierzowe i umowy. Wprowadzenie KSeF wymaga, aby dane z modułu rozliczeń były spójne, kompletne i gotowe do dalszego przetwarzania w systemie finansowo-księgowym.
Praktyczne konsekwencje:
- poprawne dane kontrahentów (NIP, adresy, oznaczenie czy podlegają wysyłce do KSeF)
- jednolity proces wystawiania dokumentów,
- możliwość przekazania informacji o fakturze do ERP,
- obsługa statusów i komunikatów zwrotnych po stronie finansowej.
Bezpieczeństwo i archiwizacja
Choć KSeF zapewnia centralną archiwizację faktur, zakład wodociągowy nadal musi kontrolować własne dane i dokumentację.
System rozliczeniowy oraz ERP powinny umożliwiać:
- rejestrowanie potwierdzeń wysyłki,
- analizę błędów i odrzuceń,
- dostęp do historii faktur na potrzeby księgowe i operacyjne.
Jak przygotować się do KSeF krok po kroku
- Zidentyfikuj faktury, które podlegają obowiązkowi KSeF — są to dokumenty wystawiane dla podmiotów posiadających NIP.
- Uzupełnij dane kontrahentów – szczególnie NIP i poprawne dane identyfikacyjne.
- Zweryfikuj gotowość systemów – sprawdź, czy ERP oraz używany system rozliczeniowy są przygotowane do obsługi nowego modelu.
- Uspójnij procesy – określ jasne zasady dla faktur podlegających KSeF oraz dla dokumentów kierowanych do odbiorców indywidualnych
- Zaplanuj integrację – przygotuj obieg danych między systemem rozliczeń (np. GW-MAX) a ERP.
- Przeprowadź testy – upewnij się, że środowisko techniczne działa poprawnie.
- Przeszkol pracowników – przygotuj instrukcje i procedury pracy z nowym systemem.
Jak system GW-MAX wspiera przygotowania do KSeF
GW-MAX jest systemem rozliczeniowo-ewidencyjnym wykorzystywanym w zakładach wod-kan. Jego struktura, kartoteki i moduły rozliczeń pozwalają na prowadzenie spójnych danych kontrahentów, generowanie faktur oraz obsługę e-faktur PDF.
W kontekście KSeF najważniejsze jest to, że:
- GW-MAX współpracuje z systemami finansowo-księgowymi (np. Comarch ERP),
- umożliwia uporządkowanie danych potrzebnych do poprawnego wystawienia faktur,
- GW-MAX wspiera utrzymanie procesu wysyłki dla odbiorców indywidualnych,
- zapewnia automatyzację w generowaniu faktur i not,
- jest przygotowany do pracy w środowisku, które będzie komunikować się z KSeF po stronie ERP.
GW-MAX nie zastępuje KSeF, ale stanowi fundament danych i dokumentów, które ERP będzie przekazywać do systemu ministerialnego.
Korzyści dla zakładów wodociągowych
- zgodność z obowiązkami KSeF 2026,
- uporządkowanie danych kontrahentów,
- automatyzacja procesu fakturowania,
- poprawa jakości dokumentów wychodzących,
- lepsza kontrola pracy działu rozliczeń i księgowości.
O firmie GIGA Katowice
GIGA Sp. z o.o. jest producentem systemu GW-MAX i od lat wspiera przedsiębiorstwa wodociągowe w cyfryzacji procesów operacyjnych, rozliczeniowych i obsługi klienta. Rozwiązania GIGA obejmują ewidencję wodomierzy, rozliczenia, umowy, e-faktury, płatności masowe oraz pracę mobilną. Dzięki doświadczeniu w integracjach z systemami ERP firma pomaga zakładom wod-kan przygotować środowisko do funkcjonowania z KSeF i nowymi regulacjami.
