Zdalne odczyty to nie „gadżet” ani osobny system do zbierania liczb. W wodociągach to po prostu kolejny kanał pozyskania danych o zużyciu, który ma sens dopiero wtedy, gdy jest spięty z ewidencją urządzeń, strukturą rozliczeń i naliczaniem opłat.
W GW-MAX zdalne odczyty są częścią większego porządku: dane z nadajników radiowych i GSM trafiają do środowiska, w którym można je wykorzystać do analiz, kontroli i rozliczania odbiorców.
Wdrożenie KSeF w przedsiębiorstwach wodociągowych wiąże się z szeregiem wyzwań organizacyjnych i technicznych, w szczególności przy dużej liczbie odbiorców oraz złożonych strukturach rozliczeniowych.
Najczęściej występujące problemy to:
konieczność ręcznego eksportowania faktur do systemów zewnętrznych,
rozproszenie danych pomiędzy systemami rozliczeniowymi i finansowo-księgowymi,
brak spójnej historii dokumentów i statusów KSeF,
ryzyko błędów formalnych i niezgodności z wymaganiami KSeF,
utrudniona kontrola korekt, duplikatów oraz statusów faktur,
wysoki nakład pracy po stronie księgowości i działów rozliczeń.
W środowisku wod-kan, gdzie wolumen dokumentów jest wysoki, a procesy muszą być powtarzalne i kontrolowalne, brak integracji KSeF z systemem rozliczeniowym znacząco zwiększa ryzyko operacyjne.
W przedsiębiorstwach wodociągowych odczyty zużycia mogą pochodzić z różnych źródeł: pracy inkasentów w terenie, zgłoszeń od klientów, pracy Biura Obsługi oraz właśnie z kanału zdalnego (radiowego lub GSM).
Zdalne odczyty mają jedną kluczową zaletę: pozwalają szybciej i częściej pozyskiwać dane, bez każdorazowej wizyty w terenie. Ale żeby to realnie odciążało firmę, dane muszą być poprawnie przypisane do urządzeń i punktów rozliczeniowych, a później wykorzystane w rozliczeniach.
Szerszy kontekst rozwiązań związanych z odczytami znajdziesz tutaj: Zdalne odczyty wodomierzy.
W praktyce największy problem nie polega na „braku odczytów”, tylko na tym, że dane nie są spójne: wodomierz został wymieniony, obiekt zmienił właściciela, a odczyty z różnych kanałów zaczynają się rozjeżdżać. Dlatego zdalne odczyty powinny działać na dobrze utrzymanej ewidencji urządzeń i powiązań.
Żeby zdalne odczyty były wiarygodne, system musi trzymać porządek w tym, co jest w terenie: jaki wodomierz pracuje na obiekcie, jaki ma status, jakie były wymiany, i z czym jest powiązany nadajnik. Wtedy odczyt „przychodzi do właściwego miejsca”, a nie do przypadkowej tabeli.
Odczyt ma wartość dopiero wtedy, gdy wpływa na rozliczenie: może zasilić naliczanie obciążeń, pomóc w wykryciu odchyleń zużycia albo przyspieszyć wyjaśnianie reklamacji. W tym sensie zdalne odczyty są ściśle powiązane z obszarem rozliczeń wody i ścieków.
W uproszczeniu: zarówno nadajniki radiowe, jak i GSM służą do tego samego celu – dostarczania danych o zużyciu bez ręcznego spisywania. Różnice dotyczą przede wszystkim sposobu pozyskania danych, częstotliwości ich dostępności oraz tego, jak wygląda obsługa wyjątków i utrzymanie rozwiązania w dłuższym okresie.
Dla zakładu wodociągowego kluczowe jest nie to, jaką technologię wybrano, tylko czy dane trafiają do systemu rozliczeniowego w spójnej strukturze i czy można je łatwo wykorzystać w bieżącej pracy.
Najczęstszy ból w wodociągach nie brzmi „nie mamy danych”, tylko „mamy dane, ale w innym systemie”. Gdy odczyty żyją osobno, zaczyna się ręczna robota: eksporty, importy, dopasowywanie, poprawki i klasyczna zabawa „kto ma rację, system czy Excel”.
W modelu uporządkowanym zdalne odczyty zasilają system, w którym są prowadzone kartoteki odbiorców, obiektów i rozliczeń. Wtedy dane z nadajników stają się realnym wsparciem rozliczeń, a nie kolejną wyspą.
Dobrym przykładem uporządkowanego podejścia jest integracja z firmą SmartMetering24, gdzie zdalne odczyty (GSM) zostały powiązane z systemem GW-MAX tak, aby dane nie wymagały ręcznych operacji i mogły być bezpośrednio wykorzystane w rozliczeniach oraz analizach.
Opis wdrożenia i efektów znajdziesz tutaj: Integracja SmartMetering24 z GW-MAX – case study.
Zdalne odczyty nie zawsze całkowicie eliminują pracę w terenie. W praktyce często uzupełniają ją: odciążają inkasentów tam, gdzie dane da się pobrać zdalnie, a w terenie zostają przypadki wyjątkowe (brak komunikacji, awarie, wymiany, weryfikacje).
Jeśli temat dotyczy także pracy terenowej i cyklu odczytów, warto spojrzeć na narzędzie wspierające inkasentów: Mobilny Inkasent.
Im lepsze dane o zużyciu, tym mniej chaosu w obsłudze klienta. Zdalne odczyty potrafią skrócić wyjaśnianie reklamacji i przyspieszyć reakcję na nietypowe zużycia. W dłuższym horyzoncie mogą też wspierać samoobsługę klienta, jeśli zakład udostępnia dane w portalu.
Przykład rozwiązania portalowego: Internetowe Biuro Obsługi.
Zwykle nie w 100%. Zdalne odczyty ograniczają liczbę wizyt w terenie i automatyzują zbieranie danych, ale w praktyce pozostają sytuacje wyjątkowe: awarie, wymiany, brak łączności czy weryfikacje.
Spójna ewidencja urządzeń i powiązań (wodomierz, nadajnik, obiekt) oraz to, żeby dane trafiały do środowiska, w którym są wykorzystywane w rozliczeniach i kontroli naliczeń.
Tak. W wodociągach to normalne, że dane pochodzą z różnych kanałów. Kluczowe jest, aby wszystkie trafiały do jednego spójnego obiegu danych i nie wymagały ręcznego „sklejania” po miesiącu.
Ma sens wtedy, gdy eliminuje ręczne importy i zapewnia spójność danych w cyklu: od ewidencji urządzeń, przez odczyty, aż do rozliczeń. Dobrym punktem odniesienia jest opis integracji SmartMetering24 z GW-MAX.
